Las secretarias de dirección “son las mejores expertas en la gestión del tiempo”

Este artículo me motiva enormemente, ya que yo soy  Técnica Superior de Secretariado.

“Son expertas en la gestión del tiempo para que sea lo más eficiente posible”, así habla de las secretarias de dirección y presidencia la directora comercio de Adecco Madrid Patricia Castañeda, responsable de la división Top Secretaries de esta consultora experta en selección de personal. Su perfil ha dado un vuelco en los últimos años, por necesidad. El avance de la tecnología también ha afectado de lleno a estas profesionales (en España el 96% de las secretarias de dirección son mujeres). Los directivos de las empresas ya se pueden en realidad gestionar los viajes, las reservas de los restaurantes o la agenda gracias a los programas informáticos más novedosos. Pero no lo hacen. Tienen la cabeza en otro sitio.

“En este momento más que nunca, los directivos están preocupados por centrarse en el negocio y en la estrategia y de nada más. El resto quieren que esté resuelto. El puesto de secretaria de dirección y presidencia ha tenido que desarrollarse muchísimo por los avances tecnológicos y para garantizar su propia supervivencia, es un perfil que ha cambiado radicalmente sobre todo en la última década”, explica Castañeda.

El nuevo trabajo ejecutivo

Es un trabajo cada vez más ejecutivo, que las demandas de las empresas han vuelto a crear casi de cero. “Al principio de la crisis, sufrió muchísimo este sector profesional, se resintió una barbaridad, porque antes parecía que todo el mundo valía para desempeñar este trabajo, que si procedías de un puesto administrativo podías hacer también de secretaria. Pero se ha comprobado que no es así en absoluto”, prosigue Castañeda.

El concepto de lo que es y lo que tiene que hacer y saber una secretaria de dirección de hace 40 años no aportaba valor a este oficio para el que en la actualidad se necesitan unas competencias profesionales muy específicas, aparte de unas cualidades personales muy concretas, señalan los especialistas del sector. Éste cuenta aún con escasas ofertas de formación. Hay un módulo de FP de grado medio y otro de grado superior, diversas academias privadas, sobre todo en grandes ciudades ?algunas con gran tradición? y también algunos cursos específicos que ofrecen universidades como la de Navarra o la Oberta de Catalunya (UOC), esta última de estudios por Internet.

“Lo primero que deben tener es vocación de servicio”, enumera Patricia Castañeda, “de preparar un café, acondicionar una sala o hacer determinadas llamadas. La discreción es otra cualidad imprescindible y también hoy en día la polivalencia y la flexibilidad”.

Es decir, ya no se trata de la secretaria fiel y unida profesionalmente a un único directivo o presidente, al revés. Tienen que ser capaces de adaptarse a diferentes perfiles y no encasillarse un tipo concreto de profesional o de gremio. Pero no solo en España. En otros países se las denomina personal assistant (asistente personal o secretaria personal) y el cambio va más allá del nombre. Tienen que ser capaces de adaptarse a varias personas. Porque el perfil se amplía en bufetes de abogados o grandes bancos o empresas al de secretaria de socio. Tienen que ser capaces de llevar la agenda, gestionar el tiempo, las citas, las necesidades laborales de un grupo de socios de la empresa. Precisamente algunos bufetes de abogados españoles se están incorporando a la tendencia de los países anglosajones o de Francia a demandar también hombres para estos puestos.

“El cumplido profesional más bonito me lo dijo una jefa: ‘Sé que te puedo encomendar este asunto y me puedo ir a dormir tranquilamente”. Lo cuenta Raquel Díaz Puertollano, secretaria de dirección en KPMG Auditores. Entró en enero y la acaban de hacer fija. Con 38 años, lleva 16 trabajando como secretaria y su relato profesional es una historia de superación constante. Poco queda de la teleoperadora que decidió hace un par de décadas reciclarse como secretaria. “Mi lema es: ‘Cuanto más ayuda tu labor a que la empresa vaya bien, mejor te irá ti también’. Las personas para las que trabajas sentirse apoyadas por ti”, dice esta profesional.

Se formó primero en una escuela de secretariado internacional de Madrid, ha estudiado en Inglaterra e Irlanda (sabe inglés y algo de francés) ha hecho un Máster en Assistant Business Administration, en la UOC, y un curso de Técnico en Software Ofimático Office 2007. “Tienes que ser muy organizada, metódica, discreta, eficiente y proactiva, adelantarte a las necesidades de tus jefes. Para mí es un trabajo gratificante”, concluye.

Perfil profesional

Los estudios de FP duran dos años. También se pueden hacer en academias privadas. Pueden completarse con un máster de un año.

Los empleadores más habituales son grandes y medianas empresas.

Aunque es difícil saber la tasa de ocupación exacta, pero las que tienen un perfil profesional internacional y experiencia en este tipo de puestos están muy demandadas.

Empiezan ganando entre 18.000 y 24.000 euros y al cabo de 10 años pueden alcanzar los 45.000.

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