El Email y sus grandes malos hábitos

Podium

Piensa en un gran aspirador, un aspirador gigante que succiona casi todo lo que le rodea. Así actúa el Email sobre nosotros y nuestro trabajo. Nos quita tiempo, concentración, energía, atención, planificación… nos confunde, nos desvía, nos hace mirar en la dirección errónea. Si algo me enseñan los cursos y seminarios que imparto sobre Productividad y Tecnología es esto: el profesional de hoy le dedica más horas al Email que a su propio trabajo.

Como casi todo en nuestro trabajo el Email es algo que nadie nos enseñó. Aprendimos sobre la marcha y hemos adquirido montones de malos Hábitos. De hecho, me he puesto a ennumerarlos mentalmente y me ha salido una lista tan larga que he optado por recogerlos por escrito. A ver cuántos me salen.

#1
Hábito: Es lo primero que hacemos al empezar a trabajar.
Consecuencia: Marca las prioridades, tu agenda de trabajo y se carga tu planificación diaria. Nunca hay tiempo para el trabajo de verdad y los proyectos a largo plazo. Ahogados con urgencias desde el minuto uno.

#2
Hábito: Dejamos habilitado el notificador de correo nuevo.
Consecuencia: Cada correo nuevo (da igual si es importante o no), nos interrumpe, distrae e invita a que lo abramos.

#3
Hábito: Lo dejamos abierto en segundo plano mientras trabajamos.
Consecuencia: Fomenta la multitarea, las distracciones, la falta de ritmo y las pérdidas de tiempo. Constantemente te invita a dejar lo que estés haciendo para saltar al Email.

#4
Hábito: Lo chequeamos de forma compulsiva (tanto desde el Escritorio como desde el móvil).
Consecuencia: Interrumpe lo que estás haciendo, distrae tu atención, rompe tu ritmo de trabajo y deteriora tu tiempo de ocio.

#5
Hábito: Ponemos en copia (Cc) a demasiadas personas.
Consecuencia: El mensaje pierde fuerza e interés, nadie se siente por aludido (lo ignoran) y multiplicamos el ruido interno/externo.

#6
Hábito: Acumulamos emails en el Inbox sin dedicir ni actuar.
Consecuencia: Constantemente los vemos ahí, despistándonos y recordándonos que son tareas sin resolver. Es otra forma de Procrastinación.

#7
Hábito: Abusamos de él y lo utilizamos para cualquier tipo de comunicación o tema a tratar.
Consecuencia: Provoca malentendidos, falta de matices, emails largos, imprecisión y exige aclaraciones posteriores que se traducen en más y más correos.

#8
Hábito: Escribimos mensajes demasiado largos.
Consecuencia: Pierdes tu tiempo y el de las personas que tienen que leerlo. Cada minuto que pasas escribiendo emails dejas de hacer algo importante.

#9
Hábito: Damos rodeos, somos ambiguos y no vamos al grano.
Consecuencia: Similar al anterior: Pérdida de tiempo para todos, falta de eficacia, comunicación torpe.

#10
Hábito: No ponemos cuidado al redactar el Asunto.
Consecuencia: El destinatario no interpreta bien nuestro correo y lo atiende tarde o mal.

#11
Hábito: Managers, coordinadores y jefes lo utilizamos para organizar el trabajo de nuestro equipo.
Consecuencia: Tenemos a todo el mundo pendiente a todas horas del Email para ver cuándo llega la próxima tarea. Instrucciones imprecisas, falta de cercanía con el equipo…

#12
Hábito: Contestamos el Email de trabajo en nuestro tiempo de descanso.
Consecuencia: Degradamos nuestro ocio, no desconectamos y transmitimos el mensaje de que siempre estamos disponibles y se nos puede molestar.

#13
Hábito: Permitimos que el (creciente) contador de correos nuevos nos agobie y marque nuestro ritmo de trabajo.
Consecuencia: Nos cargamos de ansiedad y de estrés por decenas de mensajes que en la mayoría pueden esperar una, tres o veinticuatro horas.

#14
Hábito: No editamos (cambiamos) un Asunto que con el intercambio de mensajes ha perdido significado o se ha quedado obsoleto.
Consecuencia: Comunicación confusa, mala priorización, ruido en la conversación.

#15
Hábito: En cuanto llega cualquier nuevo mensaje respondemos de forma compulsiva.
Consecuencia: Detenemos la tarea que estamos haciendo, perdemos intensidad, ritmo e ideas, y tardamos más en hacer nuestro trabajo.

#16
Hábito: Nos obligamos a leer todos los mensajes y contestarlos para no dejar ninguno pendiente.
Consecuencia: Damos prioridad innecesaria a muchos mensajes que podrían esperar y robamos tiempo a tareas más importantes.

#17
Hábito: Lo utilizamos para “chatear” (ese frenético intercambio de mensajes en las dos direcciones que acontece en un corto espacio de tiempo).
Consecuencia: Nos obligamos a dejar abierto el Email para estar pendiente de “lo que me contesta el otro”, detenemos el resto de cosas, perdemos más tiempo.

De momento me salen 17 pero hay más malos hábitos. Desde luego si ves que se me escapa alguno o si se te ocurre no dudes en añadirlo en los comentarios.

El “problema” del Email es que es una herramienta que todos necesitamos y utilizamos a diario. Pero si no la sabes utilizar, es como agarrar un cuchillo de cocina por el filo. Te cortas seguro. Sobre el Email he escrito en el blog. También he grabado la Teleclase: Técnicas Eficaces para dominar tu Email por si necesitas mejorar este rincón de tu trabajo diario.

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