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Secretaria de dirección

Una secretaria de dirección es la mano derecha del jefe y debe convertirse en su enlace con el resto del mundo. Por ella han de pasar los empleados y las personas ajenas a la empresa que se dirijan al director.

Tienen que ocuparse de labores propias de las secretarias, como la agenda de su superior, la organización de viajes de negocios, las actas de las reuniones, la correspondencia, el archivo de documentos o la preparación de presentaciones.

Pero también deben hacerse cargo de otras funciones de carácter ejecutivo que el jefe suele delegar en ellas, aunque el tipo y la cantidad de tareas encomendadas varían en cada empresa. Se trata de una profesión mayoritariamente ejercida por mujeres, que ocupan el 90% de los puestos de secretaria en la empresa privada.

¿Qué formación necesitan?

Cada vez hay más licenciadas y diplomadas que buscan trabajo como secretarias de dirección. Sin embargo, la titulación universitaria no es un requisito imprescindible. Más importante resulta el haber recibido formación específica en secretariado.

Actualmente, existe un ciclo formativo de grado superior que enseña las técnicas básicas de la profesión. Algunos centros privados imparten las materias del ciclo tratando de relacionarlas lo máximo posible con el secretariado de dirección.

Los idiomas y los conocimientos de ofimática tienen mucha importancia:

  • Se recomienda dominar, como mínimo, el inglés y una segunda lengua extranjera; algunas empresas prefieren el alemán y otras, el francés. En Cataluña, País Vasco y Galicia, se deben hablar las lenguas oficiales de cada comunidad autónoma.
  • Hay que manejar con soltura los programas de Office: Word, Excel, Access y PowerPoint. También tienen que saber navegar por Internet y usar el correo electrónico.Pero el factor clave en el C.V. es la experiencia. La edad media de estas profesionales supera la treintena; lo habitual es haber trabajado como secretaria en jerarquías inferiores durante un período de varios años antes de convertirse en secretaria de dirección.

    ¿Qué cualidades deben reunir?

    Ser secretaria es una vocación y no una salida laboral fácil. Al menos, así lo defienden fuentes del sector, que destacan la importancia de la motivación personal por el trabajo. Otras características de este perfil profesional son:

  • Organización: debe tratarse de personas metódicas y responsables.
  • Capacidad de trabajo: han de poder hacer tres o cuatro cosas a la vez y adaptarse continuamente a los cambios.
  • Don de gentes: tienen que ofrecer la mejor imagen posible. Han de ser amables, comunicativas y capaces de relacionarse con todos los compañeros.
  • Discreción: por las manos de una secretaria de dirección circulan asuntos que afectan a todos los departamentos. De ella se espera que mantenga el secreto profesional.
  • Iniciativa para resolver los problemas.

    ¿Qué perspectivas laborales tienen?

    La demanda se mantiene, ya que la figura de la secretaria de dirección resulta imprescindible para casi todas las empresas.

    Pero convertirse en la asistente de los jefes también tiene inconvenientes, como la flexibilidad horaria: hay que estar disponible cuando el jefe lo necesite, aunque su jornada laboral haya concluido.

 

Información de Laboris.