Administrativa


 Una persona debe ser capaz de realizar múltiples tareas eficientemente. Debe tener grandes habilidades escritas y verbales. Una secretaria debe tener gran capacidad organizativa, y definitivamente debe saber cómo escribir y usar una computadora. Hay muchas cosas que hace una secretaria en la oficina.

– Debe ser capaz de realizar multipes tareas eficientemente.

-Grades habilidades escritas y verbales

-Capacidad organizativa

-Utilizar programas informáticos.

Saludar a la gente

Una de las cosas más importantes que una secretaria tiene que hacer es ser capaz de saludar a la gente de una manera agradable. Una secretaria es generalmente la responsable de saludar a la gente en la oficina. También saludan a la gente por teléfono. Una secretaria debe ser capaz de dar la información correcta, llevar mensajes cuando sea necesario y transferir las llamadas a las personas adecuadas en la oficina.

Correspondencia

Una secretaria tiene que lidiar con todo tipo de correspondencia. Las secretarias hacen y escriben muchos tipos de correspondencia de la oficina. Una secretaria abre y ordena correo. También envían correo.

Preparar informes

Una secretaria recopila y analiza los datos. Compilan información proveniente de fuentes dadas en un informe bien definido. Eso significa una secretaria trabaja en el ordenador todo el tiempo. Una secretaria usualmente necesita conocer la información más actualizada de programas para hacer el trabajo bien.

Archivando

Una secretaria prepara documentos para su clasificación. A veces una secretaria es responsable de crear un nuevo sistema de archivos. Las secretarias siempre son responsables de añadir nuevo material. Son responsables de mantener el sistema de archivo organizado.

Compras

La secretaria suele ser la persona encargada de comprar todos los materiales de oficina que se utilizan. Tendrán que hacer un seguimiento de qué suministros de oficina se utilizan. Entonces tienen que ordenar suministros cuando se están agotando. Una secretaria también tiene que ordenar cosas nuevas cuando sea necesario en la oficina.

Copias y fax

La secretaria es la persona principal que utiliza la máquina copiadora. Son responsables de hacer las copias de documentos en la oficina. Las secretarias están también generalmente a cargo de la máquina de fax. Ellas envían faxes y hacen un seguimiento de los faxes que se envían a la oficina. Luego distribuyen los faxes a quien se los enviaron. Una buena secretaria necesita saber cómo funciona una copiadora y una máquina de fax.

Anuncios